Você liga aquela máquina e toda sujeira e pó da sua casa vai sumindo. Some também o sentimento de culpa que me acomete de não estar ajudando em outras tarefas mais complexas da casa.

Se eu estou passando o aspirador, não posso passear com a minha filha, trocá-la, dar banho ou fazer qualquer coisa que exija algum esforço maior como ir ao mercado, lavar o carro, cortar a grama, consertar itens mais importantes, preocupar-me com a comida.

E não posso ser acusado de fazer algo inútil e inoportuno, já que o pó sempre se acumula pela residência, principalmente nos meses de abril a setembro, em São Paulo.

Não é libertadora essa atividade? É algo simples, pois ligar o equipamento e passá-lo pelo chão não exige esforço mental nenhum e pouco esforço físico.

De recompensa rápida, já que é maravilhoso ter um feedback instantâneo do seu esforço ao ver o chão brilhando e sem a sujeira.

E bem vista, já que ninguém ousa perguntar o porquê está a fazer tal atividade e nem questionar o seu critério de priorização.

Se alguém ousar desafiá-lo em tão "fundamental" tarefa, enfrentará sua ira, afinal, quem duvida que é uma tarefa importante?

Se confrontá-lo com a informação de que a responsável pela faxina virá no dia seguinte, mesmo assim, você justificará que o pó poderá causar uma reação alérgica noturna. Enfim, não haverá meios de dissuadi-lo de que fez a coisa certa.

E na vida profissional, gosta de passar o aspirador de pó?

Se identificaram com a história do aspirador de pó? Se você tem ou já teve crianças pequenas pela casa, aposto que sim.

Procurar por algo socialmente aceito, de feedback rápido e positivo, que não exija esforço de mudança e promova uma fuga momentânea de coisas mais complexas, é tentador.

Mas no médio prazo, não é a melhor coisa a ser feita. Como mostramos, há melhores maneiras para se fazer essa tarefa.

Uma regra de ouro que costumo usar é definir muito bem a razão pela qual a tarefa é executada. Por que eu passo o aspirador?

Será que é para retirar o pó em excesso ou é para ter uma desculpa de ouvir meu podcast favorito sem ser incomodado?

Se é para retirar o pó, há melhores maneiras de fazê-lo. No entanto, se for para relaxar, há formas mais prazerosas para tal. Consegue perceber o conceito de autoengano aqui expresso?

E, como diria o grande físico Richard Feynman, não há ninguém no mundo com maior capacidade de enganá-lo do que você mesmo.

O mesmo conceito se aplica na empresa. Se te perguntasse quais atividades que realiza precisam, necessariamente, ser feitas por você?

Quantas atividades não poderiam ser simplesmente eliminadas? E quantas - realmente importantes - poderiam ser automatizadas?

Se a minha experiência puder ser tomada como base, diria que muitas vezes. Processos que gastávamos algumas horas por semana, baixando arquivos em Excel, por 5 dólares foram automatizados sem muito esforço.

Para ficar num exemplo claro, por meio de vários Ciclos de Melhoria, nossos PDSAs, conseguimos reduzir os custos de operação para patamares que não imaginávamos quando começamos. E, se me perguntasse em 2015 sobre nosso processo, iria jurar que estava fantástico.

Hoje, pela maturidade dos resultados alcançados, sou muito mais humilde quando alguém me pergunta o quão eficiente é nosso processo. Por mais que avancemos, o exercício de se perguntar a real causa do porquê fazer aquilo é fundamental.

Que tal um exercício?

Para mim, a maior riqueza que possuímos é o tempo. Infelizmente ainda não conseguimos enganar esse ser que nos rege e comanda. Todo dia, dispomos de apenas 24 horas para alocarmos da melhor forma possível.

E julgo que, assim como eu, você quer empregá-lo para aumentar sua produtividade e ter mais tempo disponível para atividades que lhe dão prazer.

Passear com os filhos, descansar, estudar, ler, tomar um bom vinho, exercícios físicos, corrida, enfim, coisas melhores do que retrabalho ou tarefa que não é mais necessária.

Posto isso, convido você a listar algumas atividades e questioná-las com sinceridade. Para isso, deixo algumas perguntas:

- Qual é o produto das suas atividades?

- Por quais indicadores você mede a qualidade, produtividade e custo de cada uma delas?

- O produto dessa atividade é realmente necessário? Pergunte ao cliente interno ou externo se é, de fato?

- Se sim, a maneira pela qual a executa ainda é válida? Ou há formas mais inovadoras para isso?

- Há alguma forma de se realizar tal atividade por meio de um sistema? Qual o custo?

- Há maneira de simplificá-la?

Com essa lista de perguntas, espero que consiga melhorar pelo menos uma atividade que executa hoje. Por melhor profissional que seja, aposto que encontrará algo.

Seja uma simplificação de algum Macro de Excel que você utiliza, seja a criação de gráficos que se atualizam automaticamente no Power BI ou Data Studio, vai com fé!

E, tenho certeza de que haverá coisas que não são mais necessárias. Em nosso site, criado e operado por nós, com meus parcos conhecimentos de Wordpress no início, achamos inúmeras coisas.

Esse artigo mesmo. No começo, escrevia apenas para mim e alguns amigos. Tentava corrigir o texto e divulgá-lo das piores formas possíveis.

Por melhor que fosse minha intenção, disseminar os aprendizados que tive para o maior número de leitores, não fazia da melhor forma.

Hoje, com algumas mudanças, conseguimos alcançar mais gente e a tarefa ficou mais fácil. Além é claro, de mais recompensadora.

Saber que os duros aprendizados que tive estão servindo a mais pessoas, me gera uma enorme gratificação.

* Virgilio Marques dos Santos é CEO da FM2S Educação e Consultoria.

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