No Brasil, o número de empresas que usam algum sistema baseado na web para realizar compras é de 38%, um número baixo se comparado aos 86% de corporações em países desenvolvidos. Portanto, há ainda muito espaço para o crescimento desta prática. Segundo o Gartner, o Brasil é um dos países emergentes na adoção do e-procurement, sendo este o momento certo para apostar neste novo modelo, uma vez que as empresas prosseguem na busca por redução de custos e otimização de processos. A aplicação WEB permite que a área de compras adote estratégias diferentes para categorias distintas de materiais e serviços como, por exemplo, a utilização de catálogos eletrônicos, de contratos de compras, criação de processos de sourcing, como solicitações de cotação e leilões reversos, tudo isso gerenciado pelo comprador e possibilitando a integração dos fornecedores, o que garante processos mais ágeis e totalmente rastreáveis.

Os benefícios com a redução de custos - evidenciados na eliminação de ligações telefônicas, envio de fax, impressão de documentos -, agilidade nos processos de compras, pela rapidez na criação de solicitações de cotação e leilões, uma vez que anula a necessidade de digitar os itens, são fatores que determinam o crescimento deste novo modelo de negócio. O valor estratégico se faz pela rapidez nas respostas dos fornecedores, na criação de contratos, pedidos de compras e ganhos financeiros, com a obtenção de melhores preços, já que após os valores serem enviados, os fornecedores não tem a oportunidade de renegociar os preços. Além de facilitar o dia a dia da empresa, vantagens como estas aumentam a competitividade da companhia no mercado. Companhias que ainda operam com sistema de cotação de produtos por email, telefone, e outros, perdem na corrida com aquela empresa que seleciona em seu ERP os produtos e fornecedores desejáveis e, assim, após ter uma visão completa da compra, finaliza a operação em poucos minutos.

Porém, conseguir fornecedores que possam oferecer produtos ou serviços com boa qualidade, com pontualidade e preços competitivos não é tarefa fácil nas empresas, principalmente quando aliado a isso existe uma demanda alta, fluxos de compras não regulares e ferramentas ineficientes, sendo necessária a adoção de planilhas paralelas, controles manuais e acordos, muitas vezes, verbais. Assim, estes problemas podem restringir a atuação das áreas de compras ao operacional, ou seja, a tarefas de baixo valor agregado e que não podem contribuir com as necessidades das empresas em reduzir custos e tornar os processos transparentes e ágeis. Existem vários softwares de e-procurement no mercado, mas há alguns pontos de atenção na hora de escolher um que atenda as necessidades específicas de cada empresa. Abaixo, listo algumas dicas de como comprar um sistema de e-procurement:

Integração com ERP – Os sistemas e-procurement devem ter fácil integração com o ERP que a empresa utiliza, pois quando isso não acontece, existe a necessidade de se construir complexas formas de integração, e isso pode comprometer as funcionalidades da solução.

Aderência aos processos e necessidades da empresa – Antes de escolher o fornecedor, é preciso avaliar previamente se a ferramenta é capaz de suportar todos os processos e necessidades que a empresa pretende implementar no sistema.

Manutenção – É necessário verificar se a ferramenta tem fácil manutenção, se há profissionais disponíveis no mercado e se é adaptável, ou seja, tem condições de acompanhar o crescimento da empresa.

Nilson Fonseca* é Diretor de Soluções da Firsteam.