Causa falhas em cálculos e classificações dos arquivos empresariais, além de ser o grande vilão quando se trata dos atrasos. Outro grande problema que percebemos dentro das corporações é a resistência em utilizar sistemas e serviços especializados.

São eles que mantêm os relatórios de acompanhamento, que ajudam na prevenção das multas e que possibilitam as retificações dos arquivos em tempo hábil, além de corrigirem definitivamente os erros nos aplicativos. Percebemos que as grandes empresas estão começando a ser multadas agora devido aos erros na hora de coletar as informações para a NFP (Nota Fiscal Paulista).

Porém, essas multas estão ocorrendo porque o Procon/SP deu inicio ao lote de autuações. Pelo fato desse sistema ser eletrônico, acredito que o número de empresas autuadas será muito maior nos próximos meses. Preparem-se! Basicamente o que acontece é que o sistema converte uma denúncia do consumidor em autuação, caso o fornecedor da NFP não justifique a tempo esta reclamação.

Para evitar as multas desnecessárias recomendo que o fornecedor monitore o site da Nota Fiscal Paulista para checar se existem denúncias contra o estabelecimento. Caso ele encontre alguma, deve registrar, prontamente, a justificativa e procurar retificar as falhas que por ventura tenham ocorrido no sistema.

Alerto que esse monitoramento só é possível de ser feito de forma manual, o que torna o processo demorado. Por isso aconselho que as empresas tenham uma área especifica para esta tarefa, dependendo do volume de informação e de filiais.

O conselho que damos aos nossos clientes e temos visto melhoras significativas, é treinar a equipe para acompanhar as reclamações no site da NFP, e atuar de maneira pró-ativa, sempre corrigindo falhas que causem a inconsistência nas informações encaminhadas para a Secretaria da Fazenda, ou muitas vezes nem mesmo enviadas.

O que sugiro como alternativa é terceirizar essa tarefa com empresas especializadas ou fornecedoras de sistemas, relatórios e com equipe treinada para lidar com essa tarefa de maneira mais eficiente. Com certeza isso diminuirá o passivo de multas que já ultrapassa a casa dos milhões. Então, por que esperar mais? Com organização e uma empresa especializada as multas não serão mais um problema.

* Alexandre Noviscki é diretor da H2A Soluções Corporativas, empresa especializada em soluções práticas em assessoria de TI nas áreas contábil, fiscal e tributária.