Por isso, seja com seu chefe, colega de trabalho ou cliente, é importante ter clareza do que é prioritário e deve ser feito, caso contrário tudo vira urgente e você acaba se perdendo.

Caso você seja uma pessoa que está tentando organizar o trabalho e cumprir a sua agenda, uma dica é não se desesperar, pois é possível se organizar e colocar as tarefas em dia.

Basta reservar um tempinho para se planejar e saber negociar as prioridades de seu dia, assim você conseguirá realizar as atividades dentro do prazo.

Para auxiliar nisso, selecionei cinco formas de você negociar e estabelecer prioridades na sua vida.

1 – Tenha controle do seu dia – Não adianta querer priorizar se você não tiver um planejamento, são coisas ligadas, mas que acontecem em uma ordem. Primeiro eu preciso puxar da cabeça tudo que tenho para fazer, depois eu planejo isso nos próximos 3-5 dias e aí eu priorizo diariamente o que deve ser feito primeiro e depois. Se você não sabe o que deve fazer e ficar apenas recebendo e-mails ou lembranças te dando ordens do que fazer você não vai conseguir priorizar de forma eficaz.

2 – Antecipe ao máximo – Sempre que possível não espere a prioridade virar urgência para fazer. Quanto mais antecedência você tiver, mais flexibilidade terá na hora de definir o momento certo de execução. Adiar uma prioridade que tem prazo para um momento de melhor performance pessoal é super saudável, o problema é quando você tem de fazer a prioridade porque é o limite da entrega.

3 – Negocie prioridades antes de serem urgências – Se você sabe que algumas prioridades dependem de terceiros, não espere que eles lembrem da prioridade na ultima hora. Você não pode mudar o modo das pessoas se planejarem, mas o seu planejamento pode inferir na boa produtividade de toda a equipe. Pequenos e-mails de lembrete ou de oferecimento de ajuda ajudam a relembrar a tarefa.

4 – Negocie com seu chefe – Eu não aceito quando delego uma tarefa e a pessoa simplesmente retorna: “não dá para fazer”. Não dá por que? Quais as prioridades? É bem diferente quando eles chegam e falam: “eu estou com essas prioridades na semana, o que você acha que deve ser priorizado?”. O líder tem de saber o que é prioritário, juntos vocês podem negociar as prioridades e os prazos. Haverá dias que vai precisar de “tempo extra”, mas na maior parte dos casos deverá ser possível ajustar.

5 – Negocie com base no resultado – Caso tenha dúvidas do que deve ser priorizado, eu sugiro “elevar” o questionamento para as metas, momento, visão ou missão da empresa. Precisa aumentar o faturamento? Priorize as atividades de faturamento. Precisa aumentar a qualidade de serviço? Priorize o atendimento ao cliente. Priorizar significa dar uma ordem de execução, não esquecer a atividade, por isso, saber o momento certo de fazer se torna imprescindível nessa decisão.

Caso você perceba que a sua agenda está ficando caótica com o excesso de prioridades, algo pode estar errado com a forma como tem planejado a sua vida.

Em alguns momentos, esse caos se torna inevitável, mas isso precisa ser passageiro, o que exige um período de dedicação para que tudo volte ao normal. O mais importante é saber usar o tempo com sabedoria.

* Christian Barbosa é o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade, é CEO da Triad OS.