Faz algum tempo que não escrevo sobre problemas que encontro dentro de empresas, isso porque tenho me dedicado muito mais à atividade de psicologia clínica do que ao RH, apesar de continuar a fazê-lo. Porém, quero comentar um contexto que tenho percebido há anos e que gera muita polêmica e também gastos desnecessários de tempo e dinheiro: reuniões que são feitas de “baciada”, porém não tem qualquer sentido para acontecer.

Você que participa diariamente de um ambiente corporativo, concordará comigo que existem reuniões que são estipuladas e quando você participa, a única coisa que fica torcendo para acontecer é que acabe o mais rápido possível. Mas por que isso acontece? Na maior parte das vezes as reuniões acontecem com o intuito de resolver todos os problemas possíveis e imagináveis, mas obvio, isso não acontece. O que se faz é perder horas discutindo assuntos, tendo conversas vazias, muitas vezes levando a irritação grande parte de seus participantes (o que também os desvia do objetivo), levando a um cansaço extremo e a frustração de todos, inclusive daqueles que não participaram, mas esperavam algum tipo de resolução e também de ação depois da reunião.

Então deixo aqui duas dicas fantásticas para que isso não aconteça:

1) Acredite, reuniões são extremamente caras para qualquer empresa pelo simples fato de que a cada período gasto com ela, outro meio período será despendido para que quem participou possa voltar sua concentração ao que foi contratado para fazer. Então, leve em conta este item e planeje, raciocine e reflita se realmente a reunião que você quer agendar é necessária, se há um real propósito para tirar pessoas de seus afazeres, ou se você está fazendo isso por uma mera questão de rotina.

2) Assim como era na época de escola e faculdade, qualquer trabalho em grupo obrigatoriamente deve ter um objetivo. Isso pode parecer mais do que óbvio, porém não é o que acontece com grande parte das reuniões marcadas. Vocês sabem bem que, grande parte das vezes, a própria pessoa que agendou uma reunião, não sabe ao certo qual seria o objetivo dela. Existe uma sigla em inglês que define bem o que deve ser feito, abreviadamente e adequadamente, ela se chama SMART (Specific, Measurable, Assignable, Realistic and Time-definable), que, traduzido para o português significa: Específico, mensurável, delegável, realista e com um prazo definível. Então quando pensar em marcar uma reunião, utilize-se deste conceito. Se você não conseguir definir todas as regras (para grande parte das vezes), então repense se há realmente a necessidade de conduzi-la e agendá-la.

Creio que se levarem em conta estes 2 itens, serão muito mais produtivos e muito menos caros para uma empresa, fazendo com que possam focar realmente naquilo para que foram contratados, o que, por consequência, lhe dará mais destaque e também um possível desenvolvimento em sua carreira.

* Eduardo Henrique Niess Pokk é Psicólogo Clínico e Sócio diretor da Pokk Clínica de Psicologia.