Se olharmos atentamente para a nossa mesa de trabalho, encontraremos inúmeras ferramentas e recursos tecnológicos que facilitam a nossa vida e nos fazem ganhar tempo. Computadores mais rápidos, programas e softwares mais inteligentes e até o corretor ortográfico.

Apesar de tantas soluções que nos ajudam no dia a dia, às vezes nos deparamos com uma barreira difícil de transpor: a falta de produtividade. Antes de mais nada, precisamos deixar claro que produtividade não tem a ver com o quanto a pessoa trabalha. Você será produtivo quando realizar o que precisa ser feito e não por trabalhar demais.

Mas como saber se sou um profissional produtivo ou improdutivo? Alguns vilões da produtividade são apontados com frequência para discutir o tema: celular, internet, redes sociais, excesso de reuniões e hábitos como pausas para o cigarro e o café, além das conversas excessivas com os colegas.

Ao destacar todas essas práticas como as causas mais comuns para a improdutividade, corremos o risco de não enxergar outras armadilhas que são tão ou mais prejudiciais à produtividade que as já citadas, são elas:

1. Desorganização - A falta de organização não permite que se tenha um fluxo contínuo de trabalho. Estar sempre tentando descobrir onde guardou um documento ou salvou um arquivo, procurando por um número de telefone ou por uma informação, toma tempo, interrompe tarefas e atrasa o trabalho.

2. Falta de planejamento - É preciso um mínimo de planejamento para o desenvolvimento diário das atividades. Quando se tem clareza do que precisa ser feito, fica muito mais fácil definir as prioridades e o que é necessário para executá-las. Dessa forma, dificilmente deixaremos de atuar nos assuntos mais importantes e não nos perderemos em meio a tantos afazeres.

3. Falta de comunicação clara e objetiva - Ter a certeza de que entendeu bem a mensagem passada pelo interlocutor e estar seguro de que se fez entender corretamente é fundamental. Um dos principais problemas que comprometem a produtividade é o retrabalho. Deixar claro o contexto, o cenário, e as informações mais importantes é condição indispensável para que um trabalho seja bem executado.

4. Estado emocional - É uma das principais causas de queda na produtividade. Problemas pessoais, familiares, de saúde ou financeiros roubam a concentração e a energia do profissional, que já chega no trabalho desconcentrado e incomodado. Em situações assim, vale a pena conversar com o líder, explicar o que está ocorrendo e juntos decidirem a melhor forma de conduzir o trabalho.

5. Dificuldade de dizer não - Demandas e solicitações vão surgindo e você se vê incapaz de dizer não. Situações assim fazem a pessoa acumular tarefas além da sua capacidade de realização. É preciso ter uma noção clara do que você consegue fazer para cumprir da melhor forma as responsabilidades assumidas e, a partir daí, recusar ou negociar algumas demandas.

6. Procrastinação - Fugir das tarefas mais espinhosas, ou tentar adiar ao máximo a realização delas, é bastante comum e pode, muitas vezes, emperrar o andamento de um trabalho sem que o profissional perceba.

As situações descritas acima ocorrem com muito mais frequência do que imaginamos, e é preciso uma boa dose de atenção para conseguir enxergá-las. Se quisermos fazer mais e melhor, precisamos fazer uma autoanálise.

O primeiro passo é identificar as armadilhas ocultas em nossos hábitos para então procurar desarmá-las. Atitudes práticas nos fazem sair do campo das intenções e conquistar resultados concretos.

Aqui vão algumas dicas: estabeleça metas para si mesmo e, para cumpri-las, coloque suas ideias e objetivos no papel; faça uma lista de tudo o que há para ser feito - ver a lista diminuir cada vez mais é sempre um incentivo para continuar em frente - defina uma rotina diária para gerenciar melhor o seu tempo, e, por fim, não tenha receio de pedir ajuda. Corrigir a rota, sempre que necessário, exige disciplina, mas é a única maneira de mudar antigos comportamentos e promover mudanças de forma produtiva.

* Dirley Corrêa é diretor de Recursos Humanos da Divisão de Ensino do Grupo Positivo.