O trabalho de gerenciar recursos diferentes, pessoas em áreas de atuação diferentes e, às vezes, em locais e até culturas diferentes é um desafio enorme.

Quero sugerir aqui alguns pontos que podem ajudar (e muito) na hora de gerenciar um projeto.

- Objetivo – O primeiro passo é ter objetivos bem definidos. Parece óbvio, mas nem sempre isso acontece. Uma boa ideia é utilizar um objetivo S.M.A.R.T., que é a sigla em inglês para: Específico (Specific), Mensurável (Measurable), Atingível (Attainable), Realista (Realistic) e com tempo determinado (Time bound). Objetivos bem elaborados o ajudarão em, praticamente, todos os passos do projeto.

- Entregas no lugar de tarefas – Faça o planejamento baseado em entregas no lugar de tarefas. Essa simples mudança de filosofia aumenta muito o engajamento dos envolvidos no projeto, pois dá mais liberdade para trabalhar e diminui a frustração.

Em um projeto que utiliza tarefas como base, estas costumam se multiplicar, dando a impressão de sisifismo, ou seja, parece que o projeto “anda, anda e não sai do lugar”.

- Cuidado com a segurança – Chamo de segurança aquele aumento no prazo para garantir a entrega, por exemplo, se uma atividade leva 8 horas e se pede uma estimativa de prazo a quem fará esta atividade, é provável que teremos algo em torno de 3 dias, e se este prazo passa por níveis hierárquicos, certamente mais segurança será adicionada.

Apesar de dar a sensação de segurança ou de parecer garantir a entrega do projeto no prazo, precisamos considerar que na grande maioria dos casos os recursos são pessoas, ou seja, precisamos considerar a questão humana.

Por isso, na maioria dos casos esse prazo a mais será consumido pela Síndrome do Estudante e/ou pela Lei de Parkinson. Sendo assim, segurança demais atrasa o projeto.

- Visibilidade – Utilize uma ferramenta que dê visibilidade ao andamento do projeto para todos os envolvidos, seja via software, quadro, mural ou qualquer outra opção.

Essa visibilidade permite aos envolvidos acompanharem as entregas, planejando melhor o início de cada atividade e permite também a auto-organização dos envolvidos para ajudar nos pontos de problema (“swarming”).

É comum subestimar a capacidade de auto-organização das pessoas envolvidas no projeto, mas essa capacidade pode ajudar e muito.

- Definição de Pronto – Alguns projetos se arrastam por muito tempo simplesmente por não terem uma definição de pronto. Definição de pronto é a definição dos itens que o produto do projeto precisa entregar com determinada qualidade para que este projeto seja considerado terminado e deve ser acordado com o cliente.

Praticamente tudo que se faz pode ser melhorado e, se ficar preso neste ciclo de melhorar cada aspecto que poderia ser entregue, o projeto será eterno.

- Abrace a mudança – No mundo moderno podemos dizer seguramente que a mudança é uma constante, e lutar contra isso é inútil. Fazer um planejamento extremamente detalhado é louvável, mas qualquer mudança fará com que você tenha que refazer todo o planejamento e, por isso, irá atrasar todo o projeto.

Trabalhe com lotes menores e você terá mais facilidade para lidar com as mudanças, pois poderá responder rapidamente e diminuirá consideravelmente o retrabalho.

* Ivan Teodoro é Head of Customer Success da XGEN, especializada em plataformas de Inteligência Artificial para canais de atendimento.