Imagine, se você é uma destas empresas e um dia tenha que começar seu trabalho sem nenhum destes dados? Em uma pesquisa da London Chamber of Commerce, 90% das empresas que perdem todos os seus dados são forçadas a encerrar suas atividades em até dois anos.

Por isso, um plano de backup é extremamente importante para manter a operação de uma empresa, porém é comum visualizarmos estratégias para mitigar desastres como este sendo executada de forma caseira. O local de armazenamento dos arquivos copiados é extremamente importante.

Porém o acesso e a durabilidade que você necessita devem ser muito bem validadas. Alguns mantêm backup no mesmo local, onde os arquivos estão suscetíveis à falha de hardware ou até mesmo desastres naturais. Há, inclusive, uma prática comum utilizada por algumas empresas que é o uso de sites de compartilhamento de arquivos para replicar seus dados, realizar o backup em um HD externo ou pen drives. Porém, estas soluções são extremamente vulneráveis à perda de dados ou ao acesso das informações, porque ficam todas descentralizadas.

O monitoramento para saber se o backup esta sendo realizado também é um problema comum. Muitas vezes é definida uma rotina de execução do backup, porém meses depois quando é necessário recuperar, percebe-se que muitos dos arquivos importantes não estavam incluídos dentro da rotina de backup. Por essa razão, é importante a realização de testes e validações constantes sobre os dados que estão sendo armazenados.

Outra questão que as empresas precisam se atentar é ao risco de malwares e vírus, e até mesmo falhas de software que podem corromper ou fazer com que seus dados desapareçam dentro da organização. Por isso a importância de definir uma política de desastres muito bem elaborada. Para saber se sua empresa está com definições de backup bem estabelecidas todas as respostas para as questões abaixo devem ser SIM.

- O backup está sendo realizado em mais de um local e, inclusive, fora da empresa?

- Você sabe se o seu backup foi realizado nas últimas 24 horas?

- Já foi realizado um teste de recuperação dos dados que estão no backup?

- Seu backup é realizado todos os dias? Qual a periodicidade?

- Você tem acesso ao backup? Quem mais tem acesso?

Toda empresa deve ter um plano muito bem definido para realização de backup, no qual seja contemplado, de maneira clara e muito bem detalhada, quais são os dados importantes para a empresa, definição do local de armazenamento, validação de quem deve ter acesso ao backup e se há proteção para remoção destes arquivos nos locais definidos.

É importante que seja incluída na rotina da empresa a execução e a validação deste backup, e para que isso não se torne uma rotina pesada, a automatização com um monitoramento certificado e confiável é recomendado. Pois não se pode deixar a responsabilidade desta tarefa para ser executada manualmente por ninguém. Apenas, a validação deve ser realizada por meio de alertas, relatórios e testes.

*Thiago Rondon é CEO da b-datum.com, empresa brasileira especializada em segurança de dados nas nuvens.