Ter produtos em grande quantidade, mas ociosos, é uma perda de dinheiro direta e, ao mesmo tempo, é necessário manter um nível mínimo de pronta entrega para o giro do negócio.

Por isso, os anos de 2015 e 2016 se mostraram ainda mais desafiadores para empresas que tiveram que encontrar o resultado para essa equação em períodos de economia instável – ou seja, uma época em que cada centavo conta.

O desafio se torna ainda mais crítico para empresas que possuem mais de um núcleo de armazenamento, diversas filiais ou centros de distribuição – nesses casos, alinhar os custos de frete e impostos têm ainda maior impacto financeiro.

Além de evitar a ruptura, o balanceamento de estoques torna o papel destas unidades e localidades mais estratégico e base para o planejamento de vendas de cada região. A tecnologia pode ser o melhor aliado da indústria na busca desse equilíbrio perfeito.

Basta que as organizações contem com as ferramentas corretas na hora certa. E para isso deve seguir alguns passos. O primeiro deles é ter um sistema de gestão robusto, que efetivamente otimiza e automatiza os processos do dia a dia – reduzindo, assim, os riscos de informações desencontradas ou incorretas.

A seguir, é importante que as companhias de manufatura utilizem softwares especialistas em cada um de seus processos e atividades. Algumas funcionalidades presentes nos melhores ERPs do mercado podem ajudar na questão específica do estoque.

O cálculo do Lote Econômico é uma delas – a ferramenta calcula automaticamente a quantidade ideal que se deve comprar ou produzir, em função do consumo médio nos últimos meses e do preço médio praticado. Esta rotina atualiza o cadastro de produtos e permite realizar compras melhores. Se sua perspectiva de vendas for similar à do ano anterior, esta função se aplica bem.

Outro instrumento é o MRP (Material Requirement Planning), que avalia disponibilidades de estoque mais solicitações e pedidos de compras e confronta com as quantidades que serão necessárias para vendas e produção, de acordo com a estrutura ou composição de cada item vendido ou da previsão de comercialização.

O sistema, então, gera ordens de compra e de produção de acordo com o cronograma de entregas. Além dessas, com um APS (Advanced Planning and Scheduling System) bem estruturado – e isso depende muito do seu fornecedor de tecnologia – você tem a vantagem de sincronizar a disponibilidade das máquinas no chão de fábrica com as ordens de produção, considerando os turnos de trabalho ao mesmo tempo em que avalia se os materiais, insumos e produtos intermediários estarão prontos e disponíveis para conclusão dos pedidos em tempo hábil.

Uma vez que a programação da produção esteja devidamente resolvida, é importante que a demanda seja atendida nas localidades de onde surgiram, ou para as quais foram planejadas. Este é o momento de distribuir os produtos ou mercadorias de forma balanceada, seguindo os parâmetros e variáveis de consumo de cada região, assim como as capacidades de armazenamento, rotas, distâncias, tempo para entrega, entre outros fatores relevantes para que a quantidade ideal seja reabastecida em cada localidade.

Integrada a tudo isso, a solução de balanceamento de estoques ou DRP (Distribution Requirement Planning) tem como objetivo aumentar a rentabilidade e participação no mercado por meio da correta previsão de distribuição da empresa.

Com uma solução como essa, a indústria encontra diversos benefícios, como redução do excesso de mercadorias, maior velocidade de inserção de produtos novos no mercado, redução dos níveis de obsolescência, maior disponibilidade de produtos, aumento do nível de serviço a clientes e consumidores, entre outros.

Dessa forma, não é necessário quebrar a cabeça com fórmulas complicadas para manter um estoque balanceado. Basta que a tecnologia seja acionada para cumprir seu papel – dar competitividade ao negócio.

* Angela Gheller Telles é diretora de Manufatura e Logística da TOTVS.