Há algum tempo, grandes nomes e empresas de tecnologia defendiam que o e-mail estava prestes a morrer e que novas tecnologias substituiriam o volume de mensagens que receberíamos. Os anos se passaram e, ao contrário do que acreditavam, o e-mail continuou a crescer e a sensação de sobrecarga com essa ferramenta é cada vez mais comum.

Alguns anos atrás, desenvolvi um produto capaz de analisar caixas de entrada e selecionar o que era ou não importante, separando os itens de acordo com sua relevância. Durante as pesquisas para a criação do produto e do algoritmo, aprendi muito sobre o comportamento das pessoas em relação aos e-mails e descobri que muitas lidam quase obsessivamente com as mensagens recebidas. O fato é que muita gente transforma sua caixa de entrada em uma lista de tarefas e permite que o e-mail controle sua rotina.

O problema é que a priorização do e-mail faz com que você passe o tempo todo atendendo às demandas dos outros e adie coisas que realmente precisa fazer. É preciso, então, parar para refletir e entender se você é uma pessoa mais comprometida com o e-mail ou se é mais produtiva.

Aqueles que se preocupam demais com a caixa de entrada geralmente chegam ao fim do dia com a sensação de que ele passou rápido demais e de que fez muita coisa, mas pouco do que realmente precisava. E é verdade. Nessa situação, você se sente exausto como se tivesse carregado um enorme peso nas costas, mas, na realidade, o que fez foi colocar o seu tempo, atenção e foco em coisas que não deveriam ser feitas – ou, pelo menos, não naquele momento.

E como mudar esse hábito? Primeiramente, é preciso entender que o seu dia precisa ter um planejamento que deve incluir desde as tarefas mais importantes até as circunstanciais. Reserve um período do dia para focar nas suas atividades, longe do e-mail. Se nesse momento alguém precisar de você com real urgência, irá telefonar ou encontrar outra forma de se comunicar. Alguns profissionais específicos precisam checar o e-mail o tempo inteiro, mas para pelo menos 80%, é possível acessar esporadicamente.

Quando terminar as atividades importantes, está liberado para checar e responder suas mensagens. Assim, vai ter a sensação de que evoluiu no cumprimento das tarefas.

Para os que têm mais dificuldade em deixar os e-mails, planejar, priorizar e estabelecer uma rotina, uma dica interessante é olhar as mensagens no intervalo de cada tarefa importante.

Isso já ajudará a fazer mais coisas necessárias e reduzir o tempo gasto com questões circunstanciais.

* Christian Barbosa é o maior especialista no Brasil em administração de tempo e odutividade e CEO da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo.