A dificuldade de delegar tarefas acaba interferindo tanto na saúde do profissional, por estresse desnecessário, como na baixa produtividade, por maiores chances de descumprimento de prazos e de erros no processo devido ao acúmulo de funções. Nesse sentido, o melhor caminho para o gestor descentralizar as tarefas.

O trabalho da secretária remota é trazer agilidade, segurança e credibilidade no processo, assumindo serviços burocráticos, como atendimento, suporte, financeiro, vendas, entre outros, garantindo ao empresário uma melhor gestão do tempo e maior atenção ao seu objetivo e a seus clientes.

Além disso, o serviço tem flexibilidade na contratação, com aproveitamento total das horas acordadas, uma vez que a empresa contrata o serviço pelo tempo que necessitar.

Apesar da importância da descentralização ainda há muita dificuldade em delegar. Em uma pesquisa realizada pela Universidade de Stanford, nos Estados Unidos, 35% dos executivos afirmaram que precisam aprender a delegar tarefas para melhorar, enquanto 37% declararam que buscam ativamente desenvolver essa habilidade.

Dentre os principais motivos para a descentralização ainda estar engessada nas empresas estão: espírito paternalista, medo de perder o controle das atividades, aflição na hora de prestar as contas, falta de tempo e de treinamento e falta de confiança em sua equipe.

Nesse sentido, apesar do secretariado remoto ser uma alternativa para a descentralização de tarefas, o gestor também precisa mudar a sua mentalidade e entender a importância de delegar trabalho para seu time de profissionais.

Para isso, é preciso conhecer bem sua equipe, e a forma de descobrir os pontos fortes e fracos de cada um é se comunicando de forma ativa.

Além disso, é importante o gestor observar a maneira com que cada um desempenha suas funções, entendendo quais são as principais dificuldades da equipe para tentar reduzi-las.

Dessa maneira, é possível saber exatamente o que esperar dos colaboradores e quais tarefas poderá delegar para cada um, trazendo mais eficiência e confiança em todo o processo.

Assim, o secretariado remoto aliado a uma boa gestão descentralizada tira o peso do gestor que consegue pensar de forma mais produtiva, fortalecendo sua capacidade para tomada de decisões.

* Rachel C. F. Neves é franqueada responsável pela unidade cidade de São Paulo da D.Zortéa Secretariado Remoto, sendo Secretária Executiva Remota Trilíngue.