Dentro dessas premissas, muitos departamentos tem importância vital, como a produção, a área de vendas, o de pesquisa e desenvolvimento etc.. Porém, poucos empresários dão a devida importância à área de compras, que costuma ser percebida apenas como um “centro de custos”, gerador de despesas, que agrega pouco valor ao negócio principal. Basicamente, é um departamento necessário, mas de pouca importância estratégica. Até poucos anos atrás essa imagem não seria de todo irreal mas a área de compras vem passando por uma “repaginação” e cada vez mais empresários percebem a mina de ouro que tem nas mãos, pois cada centavo economizado pelo departamento é lucro certo na ponta final da produção. E como se economiza em Compras?

Por certo, a pesquisa por menores preços é um item fundamental, que precisa ser sempre equilibrado com o padrão de qualidade determinado pela empresa, ou então acontece apenas a aplicação prática do ditado “o barato sai caro”. A redução de custos na área de Compras dá-se pela padronização de processos, cumprimento de prazos, estabelecimento de estratégias para compras do mesmo material para diversos departamentos, entre várias outras medidas necessárias para aumentar a eficiência do setor. Um benefício menos óbvio do controle dos processos e cadastros de Compras é o dos benefícios fiscais. A conformidade dos itens comprados por uma empresa com a normatização da Receita Federal e dos indexes estaduais, por exemplo, permite que a empresa reduza enormemente surpresas desagradáveis com o Fisco.

Todos nós sabemos que a Receita Federal autua a irregularidade. No caso de uma empresa pagar impostos a mais (ou seja, ter o direito de pedir de volta o excedente) o processo é caro, trabalhoso e demorado, e o mesmo vale caso ela pague menos imposto do que o estipulado. Por isso, vale mais a pena investir em sistemas atualizados com as regras da Receita Federal. Para se ter uma idéia, hoje existem cerca de 5.600 tipos de regulamentação fiscal nas diversas esferas (municipal, estadual e federal), entre leis, decisões, instruções normativas e outras, editadas e colocadas em vigor a uma grande velocidade. Outro benefício que um departamento de Compras organizado obtém é o de manter constante o ritmo de produção de uma empresa.

Planos de contingência, cadastros de materiais e fornecedores atualizados e livres de itens repetidos, itens em conformidade com a classificação fiscal (NCM e IPI) são algumas das ferramentas que a área pode utilizar para evitar um “apagão” de insumos, comprometendo a linha de produção e, consequentemente, suas metas de vendas e estratégias de atuação no mercado. Pesquisas realizadas com esses setores informam que a economia gerada por uma área de Compras bem organizada pode chegar a 6% ou 7%. Em grandes empresas, como construtoras e empreiteiras, o setor de Compras pode ser responsável por mais de 40% do faturamento. Então, é ou não é uma área estratégica?

* Alexandre Siqueira é diretor comercial da Astrein.