Organizada, preparada, assertiva, eficiente, integrada, ágil - quais desses atributos o seu estoque daria para a gestão do seu negócio? Eis uma pergunta que precisa ser feita diariamente pelos gestores de pequenas empresas, pois é a armazenagem e o controle das mercadorias que garantem a continuidade das vendas, já que permitem checar quantos itens faltam para acabar a reserva de determinado produto, nortear campanhas de desconto e evitar investimentos em produtos que não estão gerando receita.

Por isso, é fundamental que os diretores e gerentes incluam nas rotinas de trabalho o chamado Inventário de Estoque, ou Contagem, que é um procedimento básico para se ter uma visão mais completa dos negócios e poder assegurar que os insumos que a organização está adquirindo dos fornecedores estão sendo realmente entregues, por exemplo.

E para realizar esse controle, o pequeno atacadista ou varejista pode recorrer a duas formas de inventário: o geral e o rotativo. O Inventário Geral é a contagem física das mercadorias, ou seja, uma por uma, e é realizada sempre no final de cada exercício contábil. Possui efeito fiscal e deve ser feita contando todos os itens do estoque.

Esta é a maneira mais comum praticada pelas pequenas empresas, pois envolve pouco investimento, embora esteja mais sujeita a erros, cometidos principalmente pela intervenção manual. Já o Inventário Rotativo é o levantamento periódico dos itens guardados.

Para sua realização, é preciso selecionar periodicamente um número reduzido de itens para que sejam contados com uma frequência predeterminada (diária, semanal ou mensal) de acordo com a realidade de cada empresa. Finalizada a contagem desses itens, selecionam-se outros e, assim, sucessivamente.

Esse último modelo de contagem aumenta a precisão da armazenagem de produtos, pois é possível encontrar e corrigir divergências encontradas - como uma mercadoria que não foi entregue na quantidade encomendada, por exemplo - de forma muito mais rápida e não só no momento do Inventário Geral que é feito anualmente, o que torna muito mais difícil apontar os motivos das eventuais divergências.

Fazer o Inventário de Estoque é fundamental para a boa gestão das empresas, em especial para os segmentos atacado e varejo. Além de uma obrigação legal, esse procedimento ajuda a otimizar vendas e reduzir custos. E como ter as informações em mãos para fazer uma boa gestão do estoque?

A melhor alternativa é conhecer as melhores práticas que envolvem o processo de estocagem e investir em ferramentas automatizadas que possibilitem, de forma simples, o controle das entradas e saídas de mercadorias, permitindo as análises dos prazos de pagamento e recebimento, as quantidades mínimas e máximas de compras, os itens com maior e menor saída, etc.

Dessa maneira, melhorias podem ser estruturadas de forma que os erros não se tornem recorrentes e seu estoque volte a falar bem da gestão da sua empresa.

* Marcos Santa Cecília é Consultor Comercial da Jiva.