Várias empresas possuem colaboradores que realizam diversas viagens a trabalho ou precisam deslocar-se com frequência para irem a reuniões ou eventos. Nesses casos, geralmente a empresa deve arcar com todas essas despesas. Por isso, é necessário definir uma política de reembolso eficaz para que esses procedimentos sejam realizados com mais precisão e não aconteçam erros durante o processo.

Segundo dados da consultoria Hands On Solution, empresas perdem cerca de 8% do seu faturamento em desvios cometidos por funcionários – e menos de 1% dessas organizações investem em ações de prevenção.

Quando uma empresa investe na política de reembolso para seus colaboradores torna a sua relação mais confiável e também como consequência, os profissionais tendem a aumentar a sua produtividade. As políticas também trazem benefícios para empresas e colaboradores.

Do lado dos funcionários, a política fornece uma garantia de que receberão a quantia gasta, além de saber quando será feito o reembolso. Já para empresas, funciona como um instrumento de organização e controle dos gastos, que auxilia na melhoria do processo de prestação de contas e na redução de custos da organização de forma geral.

7 passos principais para elaborar e aplicar uma política reembolso eficaz para a sua empresa

- Entenda a realidade da empresa

O tamanho da organização, assim como o número de pessoas que viajam a trabalho, seus cargos e a frequência que realizam essas viagens são alguns dos pontos que influenciam o desenvolvimento das políticas.

- Entenda a lei

É preciso estudar as leis aplicáveis com atenção e entender suas implicações, já que deixar de seguir o que determina a CLT pode acarretar em problemas jurídicos. Transporte e deslocamento, hospedagem, refeições, locação de carros, combustível, pedágios e gastos com estacionamentos, por exemplo, são alguns dos principais gastos que devem ser reembolsados.

- Crie limites para cada tipo de despesa

Determine quais serão as despesas reembolsáveis, além de qual será o limite de gastos a ser restituído. Estabelecer se todos os funcionários da organização terão o mesmo limite de gastos também é importante.

- Monte um processo estruturado de prestação de contas

Outra parte essencial da política de reembolso é a definição do fluxo de prestação de contas e de ressarcimento. O período máximo para envio dos pedidos, os documentos necessários e a forma de pagamento, por exemplo, são alguns dos itens necessários nesse fluxo.

- Explique aos colaboradores a importância da nova política

Não adianta criar uma política completa se os funcionários não sabem o que ela significa ou, até mesmo, que ela existe. Por isso, comunicá-la de forma ampla, reforçá-la, mostrar seus benefícios e tirar as principais dúvidas que surgirem sobre os processos são as principais dicas para que os colaboradores da empresa cumpram as políticas.

- Crie mecanismos de controle automatizados

Para ser reembolsado, o funcionário tem que apresentar as notas fiscais e recibos que comprovem os gastos, além de inserir os principais dados de cada despesa em relatórios. Esse processo geralmente é bastante burocrático e manual, e tanto empresa como funcionário ficam expostos a erros humanos em toda a duração do processo. No entanto, já existem soluções que automatizam essas atividades, garantindo a otimização da rotina dos colaboradores e a diminuição das possibilidades de erros e fraudes.

- Utilize a tecnologia a seu favor

Ao investir em soluções tecnológicas, as empresas podem economizar tempo – segundo projeções, é possível reduzir em até 88% o tempo gasto com o processo de reembolso. Essa economia permite que a empresa invista em análises mais relevantes para a companhia, como gastos por região do país, por área da empresa ou por projetos e, assim, encontrem novas formas de economia e possíveis gargalos para serem investigados com mais detalhes.

* Bruno Pain é co-fundador e diretor comercial do Vexpenses.

Fonte: Agência NoAr