De fato, este não será um movimento qualquer. São inúmeras as dúvidas a serem esclarecidas de agora em diante, indo desde a definição dos protocolos de controle do dia a dia até a gestão de espaços muitas vezes menores do que há dois anos.

Neste emaranhado de questões e ideias, as únicas coisas que já parecem certas são bastante simples: a primeira é que nada mais será como antes; a segunda, é que a tecnologia será vital para garantir a retomada segura da vida fora de casa.

Impulsionado pela digitalização de uma série de serviços, o uso da tecnologia deve ser um aliado indispensável das organizações para levar mais inteligência e celeridade às tomadas de decisão, priorizando a eficiência operacional e o cuidado à saúde dos colaboradores.

Vale destacar que, neste novo tempo, não estamos mais diante de um universo estritamente centralizado, em que o colaborador está 100% do tempo de trabalho no escritório.

Segundo pesquisas do Gartner, por exemplo, quase 85% das companhias planejam adotar modelos híbridos de atuação, com os profissionais trabalhando ao menos parte de suas rotinas em Home Office.

A adoção desse modelo é resultado de uma série de características. A primeira dela é que os próprios trabalhadores estão demandando essa mobilização por modelos mais maleáveis – estudo feito pela consultoria Korn Ferry indica que 70% dos profissionais afirmam que voltar à rotina do escritório será "difícil" ou "estranho".

Além disso, há outros fatores bastante importantes. De acordo com um estudo da KPMG, aproximadamente 45% das empresas brasileiras pretendem reduzir o espaço de seus escritórios, em função de questões como necessidade de redução de custos em meio à pandemia, entendimento de que o trabalho remoto foi funcional e até mesmo por contratação de pessoal em escala global – uma descentralização inimaginável até pouco tempo atrás.

A dúvida que fica, então, é: como fazer essa gestão de espaço ser mais efetiva? É neste ponto que a adoção de tecnologia tende a ser realmente indispensável, ao aprimorar etapas como agendamento inteligente de workstations, controle de ocupação de ambientes e gerenciamento de protocolos (desde o acionamento de áreas mediante medição de temperatura até a reserva de uma vaga de estacionamento, por exemplo).

A implementação de sistemas de automação e análise de dados são dois exemplos de como a tecnologia pode aprimorar o gerenciamento das rotinas de trabalho.

A adoção de mecanismos e plataformas inteligentes pode ajudar, entre outras coisas, a organizar a escala de trabalho presencial, otimizar a gestão de cronogramas e potencializar o uso de equipamentos, salas e qualquer outro item sem dar margem a possíveis desperdícios.

Ou seja, investir em inovação nesse caso ajuda a tornar as organizações competitivas e preparadas para dar conta das demandas que surgirão durante e após todas as etapas dessa enorme transição.

Graças à expansão de conceitos como Inteligência Artificial, Machine Learning e, principalmente, de Data Analytics, estamos caminhando rapidamente para um cenário cuja capacidade de gerenciamento dos ativos estratégicos de uma companhia se tornará muito mais simples e factível.

Será possível acompanhar, prever e planejar em poucos cliques toda a rotina das equipes (em casa ou no escritório) e, ao mesmo tempo, otimizar questões como mobilidade, consumo de energia, operação de limpeza e muito mais.

Isso porque a análise de dados ajudará a aumentar a visibilidade sobre o uso dos espaços e ativos das organizações – o que certamente será importante, também, para aumentar a sensação e o nível real de segurança às pessoas que estão retornando a suas mesas na empresa.

A partir do uso de Inteligência Artificial e técnicas avançadas de análise de dados, por exemplo, hoje já podemos identificar grupos de pessoas que estiveram juntas, caso uma delas descubra posteriormente que está infectada com coronavírus. 

Outro ponto importante é que, combinados à utilização de recursos de Automação Robótica de Processos (RPA – de Robotic Process Automation) e Machine Learning, as plataformas de gerenciamento de espaços permitirão simplificar o dia a dia das operações, eliminando os processos manuais dispendiosos realizados pelos times de RH, por exemplo, acrescentando mais autonomia e confiabilidade às ações como um todo.

Ao invés de conferir tabelas e planilhas, os colaboradores terão acesso às reservas e às análises sempre a distância de poucos toques (no celular ou computador).

Os líderes executivos devem olhar a adoção desses conceitos como um passo para o futuro. Com o trabalho ganhando mais mobilidade, a gestão dos espaços e ativos de uma companhia também precisa passar por uma ampla mudança.

Gerir as demandas dos colaboradores e das equipes, estimulando a integração entre trabalho remoto e presencial, será um desafio constante – e não apenas um projeto com começo, meio e fim.

É hora de investir em tecnologia para ajudar a tornar mais seguro e produtivo o modo como trabalhamos.

* Sandra Maura é CEO da TOPMIND.

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