Estudos recentes apontam que o uso eficiente dos espaços e estruturas é uma das principais questões da atualidade, seja em escritórios, edifícios residenciais e comerciais, hospitais ou espaços de coworking.

Os gestores das organizações têm se preocupado em automatizar os ambientes, já que a visibilidade de custo e rateio faz parte da tarefa gerencial. É por essa razão que as empresas têm investido cada vez mais em novas tecnologias e recursos para a gestão inteligente de seus ambientes de trabalho, otimizando suas estruturas e seus investimentos.

A boa notícia é que medir e avaliar quanto cada sala, área ou workstation custa à companhia, já é algo mais simples do que se pode imaginar.

Hoje, com o avanço da transformação digital, as empresas estão caminhando para uma mudança estrutural, na qual a tecnologia tem assumido um papel fundamental, inclusive para a administração de ativos aparentemente comuns, como o espaço da empresa.

Na era da informação e das inovações digitais, um escritório inteligente é aquele que se adapta às mudanças e oferece melhores condições e retorno à organização de forma prática.

Segundo levantamento do Gartner, um espaço inteligente é um ambiente físico ou digital no qual humanos e sistemas interagem em ecossistemas cada vez mais abertos, conectados, coordenados e inteligentes.

Elementos múltiplos – incluindo pessoas, processos, serviços e coisas – acontecem juntos em um espaço inteligente, criando uma experiência mais imersiva, interativa e automatizada para um conjunto definido de pessoas e cenários da indústria.

Ao adotar ferramentas de automação modernas e integradas, as organizações agregam dois fatores práticos, otimização de seus custos e a melhoria do uso.

Exemplo dessa utilidade tem sido mostrado pelas instituições financeiras. A automação do gerenciamento de espaços se tornou recorrente nas companhias bancárias que lidam com um grande fluxo diário de reuniões simultâneas.

Vale dizer, porém, que as vantagens desse tipo de solução não são exclusivas aos escritórios e bancos, até mesmo um hospital ou clínica, por exemplo, pode contar com um serviço de gerenciamento de espaço, com plataformas automatizadas para o controle dos dados relacionados às internações – incluindo a administração de leitos, reservas de aparelhos para exames, fornecimento de medicamentos, escalas de médicos e enfermeiros, entre outros.

Desse modo, a administração do centro médico tem condições de ampliar sua visibilidade real sobre a ocupação real de suas alas, avaliando o custo.

Nesse sentido, é importante destacar que o mercado brasileiro já dispõe de soluções de gerenciamento e agendamento de salas de reuniões, oferecendo aos clientes e usuários mais facilidade e otimização de tempo, além de proporcionar uma experiência intuitiva e dinâmica.

As plataformas geram estatísticas sobre o uso das salas, taxa de ocupação e cancelamentos, e podem ser integradas as principais ferramentas de e-mail.

Os espaços automatizados permitem uma integração única e completa, com isso, os colaboradores ou usuários podem fazer o check-in de seu celular, desktop ou painel.

Um escritório inteligente é aquele que alia tecnologia, inovação, segurança da informação ao conceito coletivo de um ambiente acolhedor, prático e funcional.

* Sandra Maura é CEO da TOPMIND.