A contagem regressiva já começou: em janeiro de 2026 entra em vigor a primeira etapa da reforma tributária, que substituirá gradualmente cinco tributos por um novo modelo de IVA dual. Para as empresas, isso significa rever processos fiscais de ponta a ponta em menos de um ano – uma transição que vai muito além da atualização de sistemas. A necessidade de integração entre áreas, de automação inteligente e de criação de indicadores confiáveis torna a reforma não apenas um desafio de conformidade, mas também um catalisador para a transformação digital das rotinas fiscais.

Nos últimos meses, o debate sobre a reforma ganhou força não apenas nos corredores do Congresso, mas também dentro das empresas. A substituição de PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS por dois tributos – a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de competência federal, e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), de competência estadual e municipal – promete simplificação.

Estima-se que o tempo gasto com obrigações fiscais caia de cerca de 4000 horas por ano para algo em torno de 200 horas/ano. A simplificação, no entanto, não elimina a complexidade da transição. Entre 2026 e 2032, os dois sistemas conviverão em paralelo, exigindo das empresas capacidade de operar em dupla engrenagem e de revisar toda a arquitetura fiscal e tecnológica.

Especialistas já alertam que as empresas que não se prepararem a tempo podem enfrentar gargalos severos, inclusive dificuldades para emitir notas fiscais eletrônicas já no início da vigência. O custo de uma adaptação tardia pode ser alto: perda de competitividade, riscos de autuação e desorganização do fluxo financeiro. A reforma, por sua natureza, não é opcional. A urgência em se adequar não está apenas em atender a uma exigência legal, mas em proteger a continuidade operacional.

Por outro lado, a mudança abre uma janela para repensar processos de forma mais estratégica. Rever contratos, precificação, cadeias de suprimento e indicadores de performance à luz do novo sistema permite transformar um desafio regulatório em oportunidade de inovação. Nesse sentido, a reforma funciona como um gatilho para acelerar a digitalização das áreas fiscais, trazendo ganhos que vão além do compliance.

Mapeamento de processos: chave para a transição

A preparação para a reforma tributária começa pelo mapeamento minucioso dos fluxos críticos. É preciso compreender como cada operação – compra, venda local, transação interestadual, importação ou exportação – será impactada pelo novo modelo. Esse diagnóstico deve orientar a atualização de ERPs e sistemas satélites, a revisão de regras de negócios e a definição de novos relatórios de acompanhamento. Mais do que parametrizar tributos, trata-se de redesenhar a lógica fiscal das operações.

Outro ponto importante é a integração entre departamentos. A reforma não é um tema restrito ao fiscal: afeta finanças, jurídico, TI, logística, compras e vendas. Uma mudança na alíquota ou no creditamento de imposto pode alterar margens, afetar contratos e redesenhar políticas comerciais. Criar comitês internos multidisciplinares, promover treinamentos conjuntos e estabelecer canais de comunicação entre áreas passa a ser condição para uma transição coordenada.

Nesse processo, a consultoria em gestão tem papel estratégico. Acompanhar a evolução das regras, traduzir implicações jurídicas em práticas de negócio e apoiar na parametrização tecnológica são funções que podem acelerar a adaptação. Consultores ajudam a criar roadmaps de implementação, validar simulações financeiras e preparar as equipes internas para absorver conhecimento, reduzindo riscos de dependência futura. O investimento em apoio externo, somado à capacitação de equipes próprias, tende a crescer justamente porque a curva de aprendizado será íngreme e o prazo, curto.

E , dentro do contexto da reforma tributária, a digitalização aparece como aliada indispensável. Se antes a automação fiscal era vista como diferencial, agora se torna pré-requisito. Sistemas capazes de processar grandes volumes de dados, validar informações em tempo real e gerar relatórios confiáveis são fundamentais.

Tecnologias de RPA (Robotic Process Automation), inteligência artificial e analytics podem agilizar a apuração de tributos, reduzir erros e aumentar a transparência dos resultados. Em paralelo, dashboards customizados permitem acompanhar indicadores como carga tributária efetiva, impactos no fluxo de caixa e cumprimento das novas obrigações, fornecendo insumos para decisões estratégicas.

Efeitos da reforma a longo prazo

O Brasil chega a esse momento com empresas em diferentes estágios de maturidade digital. Algumas já investem há anos em compliance fiscal automatizado e poderão aproveitar a transição para refinar seus processos. Outras ainda operam com alto grau de manualidade e enfrentarão maior pressão para digitalizar rapidamente. Essa disparidade reforça a importância de não adiar decisões: quem começar cedo terá tempo de testar sistemas, corrigir falhas e capacitar equipes. Quem deixar para a última hora pode ser forçado a adotar soluções improvisadas, mais caras e menos eficazes.

E, mesmo que o esforço agora traga investimentos de tempo e recursos, a modernização dos sistemas tributários traz efeitos colaterais positivos. Ao reorganizar as rotinas fiscais, as empresas devem ganhar mais visibilidade sobre operações, otimizar processos internos e fortalecer a governança. Dados confiáveis e integrados permitem identificar oportunidades de créditos tributários, ajustar políticas de preços e até redesenhar estratégias de mercado. Em um ambiente regulatório historicamente marcado pela instabilidade, a simplificação prometida pela reforma pode, se bem administrada, traduzir-se em maior previsibilidade e competitividade.

Em resumo, planejar, integrar e digitalizar são verbos que precisam guiar a agenda corporativa nos próximos meses. A reforma é inevitável, mas a forma como cada empresa a enfrentará definirá não apenas sua conformidade tributária, mas também sua capacidade de competir em um mercado que exige eficiência, transparência e agilidade.

* Cláudio Costa, Head da Selbetti Business Consulting.

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