Segundo a Organização Internacional do Trabalho (OIT), algumas ações devem ser tomadas, por parte das organizações e profissionais, para a atuação dos colaboradores na modalidade de teletrabalho. 

A começar pelo suporte de superiores imediatos e a disponibilização de equipamentos tecnológicos apropriados para a execução das atividades. Seguido da definição de expectativas claras quanto as atividades desempenhadas, assim como as metas e resultados esperados. Por fim, a relação de trabalho deve ser pautada na autonomia delegada aos colaboradores para a realização das atividades, bem como para a administração de seu tempo, incluindo a delimitação de horas de trabalho, já que o teletrabalho não é sinônimo de “trabalhar 24 horas por dia, 7 dias por semana”.

Pesquisas realizadas mostram que os profissionais neste formato de trabalho têm dispendido mais horas por dia em atividades laborais e gasto parte do seu tempo em reuniões virtuais, sejam individuais ou em grupo. Para que haja um devido equilíbrio entre vida pessoal, podemos nos valer de algumas dicas registradas pela Organização Internacional do Trabalho (Teleworking during the COVID-19 pandemic and beyond – a practical guide) para repensar ações práticas e conjuntas entre as organizações e profissionais com o intuito de minimizar possíveis desgastes e esgotamentos físicos, emocionais e intelectuais que podem ser em muitos momentos, causados pelo teletrabalho e pelo estresse e sobrecarga tecnológica, ou “Technostress”, como apontado pela OIT.

Neste sentido, em termos de gestão, as organizações precisarão rever a forma de acompanhamento e controle, pautando-se em entregas de resultados, superando a lógica do trabalho atrelado ao “bater o ponto”. Já se percebe a necessidade de elaboração de um plano de trabalho capaz de estabelecer horários, atividades, prioridades e prazos de entrega e que pode ser elaborado conjuntamente entre as duas partes respeitando a autonomia das funções. Em caso de treinamentos e reuniões, é fundamental evitar um grupo grande de pessoas pois o foco e a objetividade do encontro podem ser desperdiçadas. Cabe lembrar que existem diferentes perfis de profissionais em uma equipe com distintas habilidades, por isso, preferencialmente, reúna grupos menores, centralize processos/informações e trabalhe com pessoas chaves que serão disseminadores do conhecimento e poderão replicar e ajudar nas mudanças adaptações. A otimização do tempo pode ocorrer ainda, com reuniões objetivas com pautas determinadas. Em substituição a um número elevado de reuniões os gestores podem usar um e-mail orientativo, um tutorial didático, ou vídeo explicativo, estratégias que oportunizam o funcionário rever a sua conduta com objetividade.

Alinhado com as ações organizacionais, por outro lado, requer-se dos profissionais em teletrabalho o planejamento e organização, para a execução de suas atividades rotineiras.  Desta maneira, a definição de uma agenda diária de trabalho deve nortear as atividades a serem realizadas, salvaguardando suas prioridades e urgência. A escolha de um ambiente tranquilo, com uma estrutura ergonômica básica deve ser pensado prezando pelo bem-estar desses profissionais, e isso vale ainda para a realização de pausas e intervalos para o “cafezinho” e refeições de forma adequada.

Para otimizar seu tempo, concentre energia e foco em uma atividade por vez, para desta forma, você estar alinhado a minimizar erros e retrabalho. Faça uso de ferramentas que podem facilitar a gestão de tempo e produtividade, como aplicativos e organizadores disponíveis gratuitamente. Mantenha-se conectado com sua equipe de trabalho, estabelecendo um diálogo periódico com seus superiores e colegas, alinhando as tarefas e entregas, e esteja atento a compartilhar seus conhecimentos e boas práticas, afinal estamos num período de aprendizado coletivo. Por fim, marque encontros virtuais informais com os colegas de trabalho, para jogar conversa fora e policie-se para separar as atividades pessoais e profissionais, estabelecendo horários definidos para o trabalho, mas sem abrir mão dos períodos específicos de descanso.

* Flávia Roberta Fernandes é professora tutora dos cursos Gestão Empreendedora de Serviços e Assessoria Executiva Digital do Centro Universitário Internacional Uninter