Em janeiro deste ano, o governo deu início à obrigatoriedade do eSocial, projeto integrante do Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED), para empresas de pequeno porte, com faturamento abaixo de R$ 78 milhões/ano, após inúmeros adiamentos desde a criação do projeto, há sete anos. Mas, mesmo com tanto tempo para se prepararem, muitos gestores ainda não perceberam os impactos que ele está trazendo para os negócios no médio e longo prazo.

Isso porque o cumprimento das obrigações do eSocial ainda gera muitas dúvidas, especialmente em relação às datas estipuladas pelo governo para emissão das informações e adequação das empresas, até a qualidade das informações trabalhistas exigidas, que a princípio ainda fogem do radar das companhias de pequeno porte, seja por falta de experiência, conhecimento ou mesmo mão de obra especializada.

Só para ter uma ideia, os dados trabalhistas, desde admissões e folhas de pagamento até demissões, acidentes de trabalho, férias etc., deverão ser emitidos todo mês, em dias específicos, com o risco de gerar multas, de mais de R$ 42 mil, para as empresas, caso não atendam os prazos estipulados ou haja erros nos dados enviados.

Para evitar que isso aconteça, os gestores terão de trabalhar para antecipar os eventos trabalhistas, além de checar a qualidade das informações antes de serem enviadas ao governo.

Afinal, se por um lado o eSocial visa agilizar e dar transparência aos dados trabalhistas das empresas, o que é bom para empregadores e trabalhadores, por outro onera os gestores com demandas que precisam atender diversas especificações, e em um mundo totalmente diferente do que estão acostumados, o digital.

Mas calma, ainda há tempo para os gestores regularizarem a adoção do eSocial no dia-a-dia dos negócios. Para ajudar as pequenas empresas a se adequarem as novas obrigações, o eSocial foi dividido em cinco fases, que se estendem até julho de 2020.

Por enquanto, o governo está exigindo apenas o cadastro dos empregadores e as tabelas (S-1000 – Informações do Empregador; S-1005 – Tabela de Estabelecimentos; e S-1050 - Tabela de horários e turnos do trabalho), abaixo listo as datas estabelecidas para a implantação gradual do eSocial:

1ª Fase - de 10 de janeiro a 10 abril: Cadastros do empregador e das tabelas exigidas;

2ª Fase - a partir de 10 abril: Envio de dados dos trabalhadores, como admissões, afastamentos e desligamentos;

3ª Fase - a partir 10 de julho: Envio das folhas de pagamento;

4ª Fase - a partir de outubro: Substituição do Guia de Informações à Previdência Social (GFIP) e compensação cruzada. Substituição da GRF e GRRF para recolhimento do FGTS;

5ª fase – a partir de julho de 2020: Transmissão de todos os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Em todo caso, se a sua empresa ainda não está apta para atender as primeiras exigências do eSocial, o ideal é contar com um sistema de gestão capaz de integrar todas as áreas corporativas, do RH finanças, administração até o jurídico, e uma consultoria especializada que entenda as necessidades e desafios dos pequenos negócios, para ajudar na adoção e continuidade do eSocial, sem o risco de haver problemas com o Fisco.

Não perca mais tempo e comece já a adequação ao eSocial!

* Leandro Sousa é especialista em e-Social do grupo de sistemas de gestão empresarial Sankhya

Sobre a Sankhya - Sobre a Sankhya - Fundada em 1989, a Sankhya Gestão de Negócios, além de oferecer sistemas de gestão empresarial para pequenas, médias e grandes empresas, acompanha a evolução de seus clientes utilizando um exclusivo modelo de diagnóstico que identifica em qual estágio gerencial eles se encontram, e com isso define os processos que precisam ser melhor estruturados e suas prioridades. Atualmente, a empresa possui 27 Unidades de Negócios e já conta com uma equipe superior a 1050 funcionários e 10 mil clientes nos 26 estados do Brasil. Em 2013, a Sankhya foi pioneira ao lançar o primeiro ERP 100% web e em 2017 lançou a BIA, a primeira assistente virtual do mercado de ERP, que utiliza uma tecnologia altamente inovadora de Inteligência Artificial (IA), para auxiliar os gestores a antecipar o futuro e otimizar os processos de negócio.