Sem dúvida, o setor de Recursos Humanos, também conhecido como RH, é um dos departamentos que possui mais informações e dados pessoais, sendo, portanto, um dos departamentos mais desafiadores no projeto de conformidade.

Para a sua adequação, o primeiro passo é identificar os titulares e os respectivos dados pessoais que transitam no departamento, bem como verificar a finalidade do tratamento e a respectiva base legal.

Em seguida será necessário elaborar o Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais (DPIA) que, no mínimo, deve conter a natureza, o escopo, contexto e finalidade do tratamento, a avaliação da necessidade do tratamento daqueles dados, a adoção de medidas de compliance, bem como o estudo dos riscos dos titulares de dados e a identificação das medidas para mitigar esses riscos.

Uma dúvida muito comum que pode surgir é a seguinte: com o desligamento do colaborador, os seus dados pessoais devem ser eliminados pela empresa?

A questão surge porque o artigo 18 da LGPD prevê o direito do titular de solicitar a eliminação dos seus dados dos bancos.

Contudo, mesmo com a saída do colaborador, a instituição ainda pode manter os dados em razão da possibilidade de ajuizamento de Reclamações Trabalhistas e eventuais fiscalizações do Ministério Público do Trabalho ou Previdência Social.

Nessa hipótese, muda-se apenas a base do tratamento, que deixará de ser para a execução de contrato, citado no artigo 7º, V, e passará a ser para o cumprimento das obrigações legais do art. 7º, II.

O armazenamento dos dados após o desligamento não pode ser por prazo indeterminado, devendo ser limitado ao lapso prescricional para ajuizamento de Reclamações Trabalhistas e fiscalizações.

Outra questão que merece ser colocada é a do empregador pode compartilhar os dados dos seus colaboradores com terceiros? A LGPD autoriza o compartilhamento de dados desde que informado ao titular.

Assim, o empregador deve dar ciência ao empregado de que os seus dados serão compartilhados com terceiros, como, por exemplo, com escritório terceirizado de contabilidade, parceiros das políticas de benefícios e outros.

Ou seja, tais medidas exigem a revisão não somente dos procedimentos internos do departamento, como também do tratamento de dados de responsabilidade dos parceiros comerciais que oferecem benefícios aos colaboradores.

Ressalta-se que, nos termos da LGPD, caso não haja o tratamento adequado dos dados pelos seus parceiros comerciais, o empregador poderá ser responsabilizado pelos prejuízos diretamente causados aos titulares dos dados.

* Juliana Callado Gonçales é advogada e sócia do Silveira Advogados.