Todos passaram pela experiência de examinar as operações existentes da folha de pagamento e implementar mudanças nos processos, modelos de negócios e na cultura da empresa para obter maior eficiência e produtividade.

Apesar dos efeitos econômicos adversos provocados pela pandemia, muitas empresas estão avançando com projetos de expansão global. Conforme se adaptam a essa realidade, continuam a buscar tecnologias para acelerar a eficiência operacional e a economia de custo.

A expansão internacional traz novas dificuldades na execução de uma folha de pagamento. A complexidade da conformidade regulatória não pode ser subestimada. Porém, também há desafios no gerenciamento de processos de montagem, nas funções e responsabilidades da equipe, além das expectativas dos funcionários. Acrescente a isso a necessidade de entender a dinâmica de uma força de trabalho remota e híbrida e fica claro que a implantação de uma tecnologia mais sofisticada de folha de pagamento e RH é essencial para lidar com essa situação.

Antes que a companhia avance em seus planos de transformação digital, é importante avaliar a maturidade das operações da folha de pagamento, que pode ser classificada como “reativa”, “emergente”, “controlada”, “avançada” ou “líder”. É importante notar, porém, que poucas empresas corresponderão totalmente a um único nível de maturidade, já que esse raramente é um processo direto e linear.

Qualquer organização com ambições globais deve fazer transição do seu nível de maturidade de folha de pagamento de “reativa” para “líder”. Caso sua empresa ainda esteja na primeira etapa, pode ser prejudicada por sistemas ineficientes e pontos cegos nas informações da força de trabalho. Por outro lado, quando finaliza seu processo de evolução, o RH pode influenciar outras funções da empresa.

Ser “líder” é usar a folha de pagamento na sua capacidade ideal absoluta, com domínio pleno dos dados que ela oferece para referências, previsões e relatórios. Para isso, é necessário utilizar uma plataforma de folha de pagamento unificada, proporcionando às equipes de RH mais tempo para se dedicarem a outras atividades mais estratégicas, já que os processos manuais são propensos a erros e exigem que a equipe trabalhe muitas horas para concluir cada ciclo de pagamento.

É muito melhor ter uma plataforma de folha de pagamento unificada com um foco implacável no desempenho e na inovação do processo, escalável de acordo com o crescimento da empresa.

Para saber quanto uma empresa avançou em sua jornada de transformação digital de RH e folha de pagamento, é necessário compará-la ao estado ideal e aos seus concorrentes. Isso estabelecerá se ela está aproveitando ao máximo a folha de pagamento como um diferenciador poderoso de negócios.

O processo de transformação e os resultados podem ser divididos em três fases: otimização, visibilidade e agilidade. Na primeira fase, é importante cortar ineficiências de custos e otimizar a folha de pagamento. Na segunda, vale lembrar que as empresas podem controlar o que não podem ver. Para ter visibilidade máxima, devem compartilhar dados vinculados à folha de pagamento com toda a organização para melhor colaboração e tomada de decisões. Se não fizer isso, a empresa pode não conseguir quantificar os riscos da não conformidade com as leis trabalhistas nacionais, deixando-a suscetível a possíveis multas de valor alto.

Já a terceira fase, da agilidade, dá à empresa condições de se adaptar às novas maneiras de trabalhar conforme o mercado evolui. Para facilitar isso, o software de folha de pagamento deve ser intrinsecamente integrado aos sistemas de HRIS e contabilidade existentes, fornecendo uma única fonte de dados para basear as decisões dos executivos.

O foco na otimização, visibilidade e agilidade limita a interrupção das operações e fornece resultados mensuráveis. Um bom ponto de partida seria baixar uma lista de verificação de folha de pagamento para ajudar a apontar as áreas em que a tecnologia pode contribuir para aumentar a eficiência, cortar custos e reduzir riscos durante a expansão global da empresa.

Qualquer que seja o nível de maturidade, ou combinação de níveis, da folha de pagamento, é fundamental implantar os recursos tecnológicos que a ajudarão a superar os desafios de RH para ter um processo de internacionalização mais bem-sucedido.

Não há dúvida de que atingir a maturidade da folha de pagamento é importante para qualquer empresa que busque expansão e crescimento globais. A abordagem em fases facilita que os processos de transformação digital e a modernização de tecnologias e metodologias de folha de pagamento, mesmo sendo simultâneos, ocorram com mais harmonia.

* Frank Smits é presidente da ADP Celergo & Streamline.

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